Conheça o POP (Procedimento Operacional Padrão) e Saiba Como Implementá-lo na Sua Empresa

POP Procedimento Operacional Padrão é uma estratégia de otimização que permite por meio da documentação de informações tornar o trabalho cotidiano de um departamento ou empresa mais eficaz. Para obter os melhores resultados a partir dessa metodologia é essencial compreendê-la e saber a forma correta de implementá-la. Pode ser uma oportunidade para que a sua companhia se torne mais produtiva.

Pop – Procedimento Operacional Padrão: O que é?

A base da estratégia de POP é a documentação de informações tendo como objetivo a padronização de atividades ou rotinas concernentes a um departamento ou companhia. Geralmente os POP’s oferecem instruções que permitem economizar recursos e aumentar o ritmo de produtividade. Após realizar pesquisas e fazer comparações se chega a soluções que oferecem resultados mais eficazes.

Em resumo POP é uma ferramenta de padronização de processos que torna determinadas atividades da organização mais eficientes. As tarefas são divididas em algumas etapas de maneira que se possa realizar um nivelamento de qualidade e assertivamente do processo em partes.

Como implementar o POP na sua empresa

Agora que você já sabe o que é POP deve estar se perguntando como implementar essa ferramenta no dia a dia da sua companhia. A seguir vou explicar em detalhes como utilizar essa estratégia.

1 – Atenção para algumas questões

Antes de começar a elaboração do POP para a sua empresa é necessário ter algumas questões em mente, a primeira delas é que não se deve copiar o procedimento de outras organizações haja vista que cada uma tem suas particularidades. Aquele que ficará responsável por executar o procedimento deverá fazer parte do processo de sua elaboração, pois ele conhece os pormenores da atividade.

Após ter as etapas do procedimento elaboradas é necessário acompanhar a sua aplicação na prática, algo que pode ser feito usando um sistema de checklist eletrônico. E para fechar as recomendações iniciais não posso deixar de mencionar o uso de uma linguagem acessível para as definições do procedimento, todos os envolvidos devem ser capazes de compreendê-lo.

2 – Nomeie o POP

O procedimento operacional padrão deve ter um nome direto e fácil de compreender em seu contexto de aplicação. Dedique algum tempo para criar um nome para a atividade ou processo.

3 – Escreva o objetivo do POP

O POP deve ter um objetivo claro apresentado por escrito, nesse momento é interessante deixar de lado a estética de composição do texto e sem enfeitar muito dizer o que é preciso fazer. Se o POP objetiva que o setor de suprimentos da empresa seja melhor organizado o texto pode ficar assim: “Organizar o setor de suprimentos da empresa”.

4 – Indicação de documentos de referência

A partir do momento que o documento POP já tem um nome e objetivo definidos é válido indicar outros documentos que poderão servir de referência para que a atividade seja realizada da forma esperada. Dentre os possíveis documentos de referência estão manuais de instruções, listas de códigos e até mesmo POPs mais antigos. Essa referência deve servir de apoio para a aplicação dos procedimentos.

5 – Determinação do local de aplicação do POP

Ao ler o nome e objetivo do POP é possível que já esteja claro em que local o procedimento será aplicado, no entanto, não se deve deixar nem a mínima brecha para dúvidas. É recomendável acrescentar esse detalhe ao documento deixando explícito onde o POP será aplicado.

6 – Atenção para as siglas

A função básica do POP é permitir que algumas atividades sejam realizadas com mais facilidade no cotidiano das companhias até por funcionários novos. Sendo assim é essencial atentar para todos os elementos que podem causar alguma dificuldade de compreensão como o uso demasiado de siglas. Mesmo que as siglas em questão sejam de uso comum dentro da corporação devem estar explicitamente descritas no documento POP para serem entendidas por todos.

7 – Apresentação das atividades, responsáveis e executores

No texto do documento POP devem ser descritas com detalhes as atividades a serem realizadas e quem são os responsáveis e os executores. Em alguns casos o responsável e o executor são a mesma pessoa, no entanto, ainda assim se mostra pertinente apontar as atividades de um e de outro.

8 – Passo a passo do POP

Nesse ponto do documento é preciso explicar detalhadamente todos os passos a serem realizados para que a atividade seja concluída com sucesso. Não tem nada óbvio, tudo deve ser escrito e esmiuçado neste passo a passo.

Exemplo de POP

Abaixo vou apresentar um exemplo de POP, contudo, reforço que cada companhia deve criar seus próprios procedimentos considerando as suas particularidades:

Nome: Organização padronizada do estoque de acordo com a demanda.

Objetivo: Organizar os itens do estoque considerando a demanda da empresa.

Documentos de referência: POP anterior de organização do estoque, lista de pedidos atual.

Local de aplicação: Estoque.

Siglas: SV37 (Sapato Vermelho tamanho 37); SP38 (Sapato Preto tamanho 38).

Descrição das atividades, responsável e executores: O responsável é o gerente de logística e os executores os profissionais do setor de logística.

Passo a passo dos procedimentos: 1° passo, 2° passo, 3° passo, 4° passo e assim sucessivamente.

Fonte: Marcus Marques