Gestão financeira: 5 dicas para controle de custos e despesas

O controle de custos e despesas é fundamental para qualquer empresa sobreviver, e tentar crescer.

Esse gerenciamento permite shareholders, por exemplo, analisarem a saúde financeira do negócio e adotarem medidas para melhorar os resultados.

Entretanto, ainda é comum que a gestão empresarial seja feita de maneira quase amadora, sem metodologias nem critérios para administração dos recursos.

Muitos empresários desconhecem as boas práticas financeiras e acabam cometendo equívocos que podem prejudicar o faturamento ou até acarretar problemas maiores.

Por isso, neste texto veremos 5 dicas para controle de custos e despesas, que precisam ser vigiados à risca. Confira!

1. Classificar corretamente custos e despesas

Em primeiro lugar, é preciso entendermos a diferença entre esses dois tipos de gasto.

Custos estão ligados à produção, à atividade em si — como matéria-prima e folha de pagamento.

Já as despesas dizem respeito à manutenção do empreendimento — como os gastos com publicidade, materiais de escritório etc.

Nesse sentido, para classificar corretamente o que é custo e o que é despesa, faça-se a seguinte pergunta: se cortar esse gasto, minha atividade vai diminuir?

Se a resposta for “sim”, trata-se de custo; se não, é uma despesa.

Depois de implementar essa classificação, verifique aquilo que é gasto variável e o que é fixo, e defina orçamentos para tudo isso.

Se a empresa está gastando demais, por exemplo, confira se é possível reduzir alguns itens menos importantes (geralmente despesas), para se adequar à realidade.

2. Registrar tudo!

Outro ponto muito importante é registrar todas as operações financeiras.

Mesmo aqueles gastos de pouco valor podem fazer muita diferença no balanço da empresa.

Por isso, não deixe de anotar todas as compras, vendas, doações, empréstimos etc.

Isso é fundamental para saber o que poderá ser cortado sem afetar a rentabilidade do negócio.

Além disso, os registros permitem que você verifique quais pontos devem receber investimento, melhorando a performance de serviços, aumentando a produtividade etc.

3. Separar custos e despesas pessoais dos empresariais

Esse é um problema comum nas empresas, a chamada “confusão patrimonial”.

Acontece – grosso modo – quando os empresários não separam corretamente o dinheiro da empresa do seu patrimônio pessoal.

Isso é um erro básico de contabilidade, ao ferir o princípio da entidade, regra segundo a qual o patrimônio societário é autônomo e não se confunde com o dos sócios.

Por consequência, essa confusão é extremamente prejudicial para o controle de custos e despesas.

Então, para evitar desvios, o ideal é determinar o valor fixo para remuneração dos sócios — o pró-labore, que funciona como um “salário”.

Assim você garante rendimentos mensais, sem comprometer as finanças da empresa.

4. Automatizar o controle de custos e despesas

Atualmente, o controle de custos e despesas pode ser automatizado por meio de softwares de gestão financeira.

Essas ferramentas garantem agilidade e eficiência, além de evitarem falhas que normalmente ocorrem quando se faz um registro manual.

Recomendamos que você procure softwares completos para toda a parte financeira (gestão de gastos, fluxo de caixa etc.).

Mas, antes de escolher, teste o sistema, averigue como funcionam o suporte e o treinamento do fornecedor, e fique atento à regularidade do software.

5. Faça a análise do fluxo de caixa

De nada adiantará seguir todas essas dicas, se você não fizer uma boa análise do fluxo de caixa.

Registrando e interpretando os gastos, você saberá como está a rentabilidade da empresa, o que auxiliará novas estratégias e melhorias necessárias.

Por isso, registre todas as entradas e saídas do caixa, projetando os pagamentos e recebimentos futuros.

Veja quais setores geram benefícios reais e quais estão dando prejuízo, para identificar as otimizações que podem ser implantadas — como cortes de despesas, treinamento de pessoal, suporte na área jurídica etc.

Lembre-se: este é um trabalho contínuo, então, atualize o seu fluxo de caixa diariamente e faça análises periódicas, para garantir os melhores resultados.

Fonte: Fortes Advogados Blog