Gestão de tempo em pequenas empresas: dicas, métodos e ferramentas

Uma boa gestão do tempo é essencial para crescer mais rápido.

Você sabe: especialmente em pequenas empresas, não há recursos a desperdiçar.

Com a equipe enxuta, é preciso pensar em gestão do tempo para que cada minuto de trabalho seja aproveitado ao máximo e, lá no fim do mês, faça uma diferença positiva para o negócio.

Ou você nunca reparou quantas horas gasta com e-mails desnecessários, reuniões improdutivas e redes sociais? A lista de distrações é enorme, e a falta de foco, um dos motivos para a ineficiência.

Mas ficar só reclamando do mundo moderno e da hiperconectividade não vai adiantar nada.

Por isso, preparamos um manual completo da gestão do tempo para levar sua produtividade ao próximo nível.

Com as dicas das próximas linhas, você vai entender melhor como organizar suas horas de trabalho, como gerenciar o tempo e como levar esse aprendizado para colegas ou colaboradores na empresa.

O que é gestão do tempo

A gestão do tempo nas empresas é a administração das horas de trabalho dos colaboradores. Ela pode ser feita pelo próprio funcionário, que deseja render mais, ou pelo líder da equipe, que deseja melhorar os resultados do time.

O objetivo da gestão do tempo é utilizar cada momento de trabalho da maneira mais eficiente possível para aumentar a produtividade, bater as metas e melhorar os resultados.

Para o colaborador, esse tipo de preocupação significa maior sucesso em suas tarefas e mais chances de crescimento na organização.

Para o empreendedor, resulta em maior faturamento, custos reduzidos e elevação da eficiência.

E como dominar a gestão do tempo e atingir esses resultados?

Existem muitos caminhos diferentes, como softwares de organização de tarefas, disciplina mental, cobranças dos chefes, reuniões de produtividade, entre outros.

A seguir, vamos entender melhor como encarar a gestão do tempo para valorizar os seus minutos na empresa.

Importância da gestão de tempo em pequenas empresas

A primeira medida que o empreendedor deve tomar é ter consciência sobre a importância da gestão de tempo.

Se você não tratar o assunto com seriedade, isso se refletirá na postura da equipe.

Suponhamos que você tenha uma empresa de varejo, por exemplo. Fatores como abertura e fechamento da loja, gestão de vendas, controle de estoque e atendimento ao cliente demandam tempo – por isso, ele precisa ser bem aproveitado.

Então, é necessário mapear todas essas atividades e controlar o tempo gasto em cada uma. Mas qual a real importância disso?

Em um artigo para a revista Entrepreneur, a gerente de marca Dipti Parmar afirma que o controle do tempo elimina a redundância e otimiza os processos de trabalho. Isso faz com que você reduza os custos gerais do negócio.

Mas os benefícios vão além disso. Otimizando as atividades dos funcionários, a empresa ganha produtividade, o que pode ter impacto direto na qualidade do serviço que você oferece ao cliente.

Sem contar que, com o gerenciamento, os processos da equipe se tornam mais organizados. Pense no seu negócio como uma máquina: todas as engrenagens precisam rodar plenamente para que o produto final seja satisfatório.

Desafios da gestão de tempo e produtividade

Gestão do tempo tem tudo a ver com a produtividade, e a produtividade, com os resultados financeiros da empresa.

No Brasil, essa preocupação deveria ser ainda maior, afinal o país apresenta índices inadequados de eficiência.

Um dado estarrecedor: a produtividade do trabalhador brasileiro hoje é de 25% da produtividade de um americano, como indica o estudo da Conference Board com dados de 2017 e estimativa de 2018.

Mas sabe o que é pior? Desde os anos 1990, essa proporção não mudou muito.

Para o gestor, essa aparente má notícia pode ser percebida de outra forma.

Se a concorrência tem baixa produtividade, há muitas oportunidades para você, não é mesmo?

Por isso, leve a sério este pequeno manual da gestão do tempo.

É preciso compreender que esse gerenciamento requer mudanças de hábitos e de comportamento dos funcionários. Isso, na maioria dos casos, só é possível quando também há uma mudança na cultura da empresa – algo que depende da liderança.

Por isso, avalie alguns aspectos do negócio. Como você orienta os seus funcionários a lidar com imprevistos? Como eles identificam as tarefas prioritárias? E mais: como você ajuda os profissionais a otimizarem as atividades?

Também é necessário ter uma relação direta com os funcionários, para que todos possam mapear erros na gestão do tempo, identificando quais fatores atrapalham a produtividade e quais medidas podem solucionar o problema.

Mas nada disso será útil se a equipe não souber lidar com as distrações no trabalho. Especialista em produtividade, Maura Thomas destaca em um texto para a Harvard Business Review: “A raiz dos problemas da equipe não é gerenciar o tempo, mas gerenciar a atenção”.

Vamos voltar ao exemplo da empresa de varejo. Geralmente, as lojas recebem muitos e-mails de consumidores, e responder a todos eles demanda tempo. Esse é um dos principais desafios à produtividade nesse tipo de negócio.

Para que o funcionário não pare o que está fazendo a cada mensagem recebida, uma boa alternativa seria criar um mecanismo de resposta automática, informando ao consumidor que entre em contato por telefone, caso o assunto seja urgente.

Desse modo, você evita que o profissional perca a produtividade desenvolvendo uma tarefa que não é tão urgente. Estratégias como essa são simples, mas fazem a diferença no cotidiano da empresa.

Ferramentas de gestão de tempo

Agora que você entende a importância e os desafios da gestão do tempo, que tal conhecer algumas ferramentas e métodos úteis?

Softwares de organização

Softwares de organização são importantes para que a equipe acompanhe os projetos da empresa. Confira algumas opções:

Trello

Com a ferramenta, você cria um painel com os projetos da empresa, por meio do qual é possível identificar o seu estágio e as tarefas.

Também é possível estabelecer prazos e checklists, fazer comentários e carregar arquivos. Além disso, a plataforma envia notificações por e-mail sobre atividades importantes.

MeisterTask

Permite a criação de vários projetos e a distribuição de atividades. Quando um colaborador conclui determinada tarefa, automaticamente, a próxima etapa é direcionada ao funcionário responsável.

A plataforma também permite a gestão do tempo com a contagem de horas gastas em cada atividade.

G Suite

Trata-se da versão empresarial das ferramentas do Google, como Gmail, Agenda e Drive. A proposta é aumentar a produtividade da empresa a partir de ferramentas que centralizam os trabalhos na nuvem.

Assim, todos os funcionários têm acesso aos materiais e podem se comunicar, trabalhando de forma colaborativa.

Asana

O software oferece um painel com os projetos da empresa, no qual é possível definir etapas e delegar tarefas.

Com foco na gestão do tempo, você pode estabelecer prazos para cada atividade e adicionar ícones de prioridade para cada uma.

Outra funcionalidade interessante é que a equipe visualiza as atividades em umcalendário, deixando tudo mais organizado.

Técnica Pomodoro

Criada na década de 80 pelo italiano Francesco Cirillo, a técnica Pomodoro se propõe a aumentar a produtividade e tem relação direta com uma boa gestão do tempo.

Você cria uma lista de tarefas e começa a marcar o cronômetro. Então, trabalha por 25 minutos sem interrupções. Ao fim desse tempo, você ganha cinco minutos para descansar a mente.

Completando esse ciclo de Pomodoros por quatro vezes, você faz um período de descanso maior: de 15 a 20 minutos. Depois, é só recomeçar a técnica.

Vale lembrar que, quando o fluxo de trabalho sofre uma interrupção, é preciso recomeçar do zero.

Análise SWOT

Você provavelmente já ouviu falar em Análise SWOT, mas o que ela significa? A sigla é do inglês e remete a quatro aspectos: Forças (Strengths), Fraquezas (Weakness), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).

Cada colaborador deve fazer uma auto-análise de sua produtividade, questionando-se acerca dos quatro aspectos centrais:

• Forças: quais tarefas você desenvolve bem e tem conhecimento a respeito? Elas podem ser desenvolvidas primeiro para aproveitar melhor o tempo.
• Fraquezas: de quais tarefas você não gosta, ou em quais áreas você ainda precisa adquirir conhecimento?
• Oportunidades: quais são as possibilidades para explorar novas atividades e buscar conhecimento?
• Ameaças: o que outros profissionais do mercado estão fazendo e quais fatores externos à empresa podem influenciar a sua atuação?

Com esse mapeamento, fica mais fácil para o profissional identificar oportunidades de ser mais produtivo e o que ele deve fazer para superar obstáculos.

Métodos ágeis

Essa é uma alternativa mais flexível em relação a outras abordagens de gestão de projetos tradicionais.

Por meio de métodos ágeis, o gerenciamento visa à adaptação constante dos processos de trabalho. Já a equipe busca um balanço entre as necessidades dos clientes e da própria empresa.

Alguns conceitos norteiam os métodos ágeis: trabalho em equipe, comunicação rápida e frequente, aprendizado constante, aproveitamento de oportunidades e entrega de valor aos clientes.

A vantagem é que existe uma série de modelos que você pode aplicar na sua empresa, como FDD, Scrum, MSF e XP. Vale a pena conhecer essas metodologias.

Fonte: Blog Conta Azul